Jakarta – Otomasi bukan lagi pilihan dalam manajemen kearsipan, tapi menjadi sebuah keharusan. “Namun, dengan adanya otomasi, bukan berarti arsiparis tidak memiliki peran dalam proses ini. Misalnya saja, dalam pemanfaatan kecerdasan buatan (artificial intelligence), arsiparis harus mengetahui data-data yang akan disimpan dan komponen apa saja yang akan dan dapat digunakan untuk menyimpan data,” papar Secretary General  of  International Council on Archives, Anthea Seles yang menjadi pembicara kunci dalam seminar internasional hari ketiga Southeast Asia Regional Branch of International Council on Archives (SARBICA) General Conference 22nd.

Ditambahkan Seles, kecerdasan buatan dapat dimanfaatkan dalam penyimpanan data bagi pemerintah, dalam hal ini tentu melibatkan manajemen kearsipan. Namun, rekaman kegiatan pemerintah tersebut harus dimasukan dalam bentuk algoritma. Penggunaan kecerdasan buatan pada manajemen kearsipan memberikan manfaat besar, khususnya dalam mempercepat akses arsip kepada publik. Akan tetapi, sebelumnya harus memastikan terlebih dahulu kriteria-kriteria yang sesuai untuk menyimpan data/arsip yang akan disimpan di lembaga kearsipan serta memastikan data yang dimasukan dapat diakses.

”Pemanfaatan kecerdasan buatan dalam proses pengarsipan juga harus memperhitungkan beberapa hal antara lain, akurasi data, risiko yang mungkin dihadapi, kepastian akuntabilitas keputusan yang didasarkan pada mesin dan proses kecerdasan buatan, dan bagaimana data dalam mesin dan teknologi kecerdasan buatan dapat dimanfaatkan untuk penelitian digital,” tambah Seles.

Sebagai lembaga kearsipan nasional di Indonesia, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) memiliki peran yang sangat strategis dalam penguatan infrastruktur, peraturan perundang-undangan sistem, dan kelembagaan kearsipan serta transformasi menuju sistem kemandirian kearsipan nasional dalam penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

“Transformasi digital di bidang kearsipan di Indonesia menjadi bagian dari amanat Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018 tentang SPBE yang mengamanatkan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi disebut dengan SRIKANDI sebagai aplikasi umum bidang kearsipan dinamis, serta penyelenggaraan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional,” ucap Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Andi Kasman saat menyampaikan sambutan pembuka.

Selanjutnya, salah satu narasumber webinar dari Korea, Lee Gemma selaku Secretary General of National Archives of Korea (NAK) memaparkan bahwa di NAK, terdapat beberapa tugas inti yang dilakukan untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi, di antaranya mencari metode manajemen yang paling sesuai untuk rekaman digital yang dapat diaplikasikan pada semua jenis rekaman digital; mencari cara baru untuk mengolah data dengan menentukan keunikan data yang kemudian diseleksi dan dibangun secara terjadwal, sehingga mampu memberikan nilai nasional yang bermanfaat bagi dunia kearsipan; mengaplikasikan teknologi baru untuk transformasi digital misalnya dengan mengubah proses penyimpanan ke dalam sistem cloud dan penggunaan teknologi kecerdasan buatan untuk mengurangi repetisi dan memberikan pelayanan intelijen yang optimal; serta pengembangan optical character recognition (OCR) yang bisa mengenali dokumen tertentu dengan menggunakan pengenalan tertentu. 

Pada kesempatan yang sama, Jafar Sidek dari National Archives of Malaysia (NAM) juga membagikan pengalaman mengenai penggunaan sistem manajemen rekaman elektronik di Malaysia yang telah dimulai sejak Februari 2008.

“Saat ini, penggunaan Sistem Manajemen Dokumen Digital (DDMS) telah melibatkan 253 agensi pemerintahan, sehingga diharapkan ada banyak masukan dari mereka dalam pengembangan rekaman digital di Malaysia,” papar Jafar. Dalam mengembangkan DDMS, NAM juga berupaya membangun kesadaran di antara lembaga yang bergerak di sektor publik, agar dapat ikut serta dalam perkembangan teknologi ini. Menghadapi transformasi digital ini, Malaysia juga melakukan sentralisasi sistem manajemen rekaman elektronik, membangun sistem yang lebih efektif dan efisien, membangun divisi dan seksi rekaman elektronik pada lembaga pemerintah serta melakukan perekrutan arsiparis dengan latar belakang pendidikan di bidang teknologi informasi.

Kondisi pandemi COVID-19 mengharuskan lembaga kearsipan di berbagai negara untuk memaksimalkan penggunaan teknologi. Pandemi COVID-19 menjadi waktu yang tepat untuk melaksanakan transformasi digital dalam penyelenggaraan pemerintahan. Menurut Prof Yudho Giri Sucahyo dari Universitas Indonesia terdapat lima langkah yang dapat dilakukan dalam percepatan transformasi digital, di antaranya perluasan akses dan infrastruktur digital dan penyediaan layanan internet, persiapkan roadmap transformasi digital di sektor-sektor strategis, percepatan integritas pusat data nasional, penyiapan kebutuhan sumber daya manusia yang bertalenta digital; penyiapan skema pendanaan dan pembiayaan. Namun, untuk melaksanakan hal tersebut pemerintah tidak dapat berjalan sendiri dan harus bekerja sama dengan swasta dan juga masyarakat. 

Selain itu, dalam proses digitalisasi kearsipan, akan dihadapkan pada berbagai tantangan. Menyikapi hal tersebut, dibutuhkan strategi dan inovasi agar transformasi digital dapat berjalan sebagaimana mestinya. Assistant Director-General for Collection Management, National Archives of Australia, Steven Fox menyatakan diperlukan program outsourcing untuk mempercepat dan meningkatkan jumlah arsip yang didigitalisasi, karena proses digitalisasi merupakan proses yang panjang; meningkatan kemampuan internal untuk melakukan digitalisasi karena proses digitalisasi dengan output yang tinggi perlu banyak usaha; meningkatkan tempat penyimpanan digital untuk arsip yang telah didigitalisasi; serta melakukan kolaborasi dan saling mendukung dengan instansi lain.

Seminar internasional pada 25 November 2021 merupakan rangkaian kegiatan pemungkas  International Seminar 22nd  General Conference dan 23rd Executive Board Meeting. Melalui pertemuan ini pun telah ditetapkan Chairman of SARBICA periode 2021-2023, Julia Chee yang juga menjabat sebagai Director of National Archives of Singapore. (ANP)